Obowiązuje od 9.08.2026.

W skrócie: Dane członków klubów wprowadzają i przetwarzają same kluby, w systemie, który im udostępniamy. To klub decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu, jak długo je przechowuje i komu udostępnia — i to klub jest ich administratorem w rozumieniu RODO. Sendormeco Holding sp. z o.o. przechowuje te dane wyłącznie na polecenie klubu, w zakresie niezbędnym do działania usługi, i nie wykorzystuje ich do żadnych własnych celów — nie analizuje ich, nie łączy danych różnych klubów, nie profiluje członków ani nie wykorzystuje ich marketingowo.

1. Kto jest kim

Usługodawca — Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801, dostawca oprogramowania ClubDesk, udostępniający je w modelu abonamentowym pod adresem portal.clubdesk.pl. ClubDesk jest marką należącą do Sendormeco Holding sp. z o.o.

Kontakt z usługodawcą i biurem obsługi klienta: kontakt@clubdesk.pl, telefon +48 791 301 019 (dni robocze 9:00–17:00), korespondencja: ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa. Siedziba usługodawcy znajduje się w Polsce.

Klub — organizacja sportowa, która zakłada konto i korzysta z systemu do prowadzenia własnej działalności.

Użytkownik — osoba działająca w imieniu klubu (biuro, trener) albo członek klubu korzystający z konta zawodnika.

2. Czym jest ta usługa

ClubDesk to narzędzie, w którym klub prowadzi własne dane: kartotekę członków, składki, treningi, rezerwacje obiektów, zawody i wyniki. Usługodawca dostarcza oprogramowanie i utrzymuje je w działaniu — nie prowadzi natomiast działalności klubu, nie decyduje o tym, kogo klub przyjmuje, ile pobiera składki ani jakie dane gromadzi.

System działa wyłącznie na danych dostarczonych przez kluby. Usługodawca nie zasila go danymi z zewnątrz, nie kupuje ich, nie wzbogaca i nie udostępnia innym klubom ani podmiotom trzecim.

3. Podział ról przy danych osobowych

Klub jest administratorem danych osobowych swoich członków, ich opiekunów i pracowników. To klub decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu, jak długo je przechowuje i na jakiej podstawie prawnej je przetwarza.

Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym — przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do dostarczenia usługi i wyłącznie na udokumentowane polecenie klubu, którym jest samo korzystanie z funkcji systemu. Szczegóły powierzenia opisuje sekcja 4.

Zgody zbiera klub. System udostępnia mu do tego ewidencję (rodzaj zgody, data udzielenia, data cofnięcia, wersja dokumentu), ale to klub odpowiada za ich pozyskanie, treść i aktualność — w szczególności za zgody opiekunów osób niepełnoletnich.

4. Powierzenie przetwarzania

Przyjęcie regulaminu jest równoznaczne z zawarciem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, na następujących warunkach:

Przedmiot i cel: przechowywanie i udostępnianie danych w ramach funkcji systemu, na potrzeby prowadzenia klubu przez klub.
Czas trwania: okres obowiązywania umowy o świadczenie usługi.
Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe członków oraz ich opiekunów, dane o członkostwie i rozliczeniach, frekwencja, wyniki sportowe, terminy ważności dokumentów oraz — jeśli klub je wprowadzi — skany dokumentów.
Kategorie osób: członkowie klubu (w tym osoby niepełnoletnie), ich opiekunowie prawni, pracownicy i współpracownicy klubu.
Obowiązki usługodawcy: przetwarzanie wyłącznie na polecenie klubu, zachowanie poufności, stosowanie środków bezpieczeństwa opisanych w polityce prywatności, pomoc przy realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz usunięcie albo zwrot danych po zakończeniu umowy.
Podpowierzenie: usługodawca korzysta z podwykonawców wymienionych w polityce prywatności i informuje o zamiarze zmiany w tym zakresie z wyprzedzeniem, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu.

5. Dostęp usługodawcy do danych klubu

Dostęp usługodawcy do danych klubu jest ograniczony i wyjątkowy. Panel administracyjny platformy operuje na danych rozliczeniowych — nazwie klubu, planie abonamentowym, fakturach za dostęp i statystykach zbiorczych (liczba członków, liczba sekcji). Nie daje wglądu w kartoteki członków, ich dane kontaktowe, dokumenty, składki ani wyniki.

Dostęp do treści danych klubu następuje wyłącznie:

na wyraźną prośbę klubu — przy zgłoszeniu awarii albo przy migracji danych,
w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii zagrażającej integralności danych,
gdy wymaga tego obowiązujące prawo.

Każda taka czynność jest odnotowywana. Konta z uprawnieniami administracyjnymi wymagają uwierzytelniania dwuskładnikowego.

6. Odpowiedzialność klubu

Klub odpowiada za:

zgodność z prawem gromadzonych danych i posiadanie podstawy prawnej ich przetwarzania,
pozyskanie i aktualność zgód, w tym zgód opiekunów osób niepełnoletnich,
prawdziwość danych wprowadzonych do systemu,
nadawanie i odbieranie uprawnień własnym użytkownikom,
zachowanie poufności haseł i kodów dostępu,
własną konfigurację płatności, poczty, SMS i certyfikatu KSeF, jeśli z nich korzysta.

7. Abonament i płatności

Korzystanie z planu płatnego wymaga opłacenia abonamentu z góry za okres rozliczeniowy. Faktura wystawiana jest automatycznie na początku okresu, z czternastodniowym terminem płatności. Brak zapłaty po upływie czternastu dni od terminu skutkuje wstrzymaniem dostępu — dane klubu nie są wtedy usuwane i wracają w komplecie po uregulowaniu należności.

Ceny podane w cenniku są cenami netto; do faktury doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia.

Składki członkowskie pobierane przez klub od jego członków przechodzą przez bramkę płatniczą skonfigurowaną przez klub i trafiają bezpośrednio na jego konto. Usługodawca nie pośredniczy w tych płatnościach i nie pobiera od nich prowizji.

Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399. Dostępne metody: karta płatnicza, BLIK i szybki przelew (pay-by-link). Rozliczenia prowadzone są w złotych polskich. Wybierając płatność cykliczną, klub zgadza się na automatyczne obciążanie w kolejnych okresach rozliczeniowych; zgodę można wycofać w każdej chwili ze skutkiem od kolejnego okresu.

8. Dostępność usługi

Usługodawca dokłada starań, aby usługa była dostępna w sposób ciągły, zastrzegając możliwość przerw technicznych. Kopie zapasowe baz danych wykonywane są codziennie i przechowywane przez czternaście dni, a kopie tygodniowe przez osiem tygodni.

9. Zakończenie korzystania

Klub może zrezygnować w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed rezygnacją może samodzielnie wyeksportować swoje dane do arkusza — funkcja eksportu jest dostępna w systemie i nie wymaga kontaktu z usługodawcą.

Po rozwiązaniu umowy dane klubu są usuwane w terminie trzydziestu dni, z zastrzeżeniem dokumentów, których przechowywanie nakazuje prawo (np. faktury za abonament).

10. Prawo odstąpienia od umowy

Klubowi będącemu konsumentem, a także osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie czternastu dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów.

Wystarczy wysłać oświadczenie na kontakt@clubdesk.pl przed upływem terminu; wzór nie jest wymagany. Jeżeli korzystanie z usługi rozpoczęło się na wyraźne żądanie przed upływem tego terminu, klub płaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu.

Zwrot płatności następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie czternastu dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że klub zgodzi się na inną. Poza tym przypadkiem opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi — z wyjątkiem sytuacji, w których usługa była niedostępna z przyczyn leżących po naszej stronie; wtedy zwracamy ją proporcjonalnie do czasu niedostępności.

11. Reklamacje

Reklamację można złożyć mailem na kontakt@clubdesk.pl albo telefonicznie pod numerem +48 791 301 019. Reklamacja powinna zawierać dane klubu, opis zastrzeżeń i żądanie.

Reklamację rozpatrujemy w terminie czternastu dni od jej otrzymania i informujemy o wyniku tą samą drogą, którą wpłynęła. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym z platformy ODR pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.

12. Zmiany regulaminu

O zmianach regulaminu kluby informowane są z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem. Brak sprzeciwu przed wejściem zmian w życie oznacza ich akceptację; sprzeciw jest równoznaczny z rezygnacją ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.